Sokunk az automatizálás szó hallatán arra gondol, hogy iszonyatosan sok pénzösszegeket kell majd rákölteni a saját szolgáltatásunk infrastruktúrája mögé és ez inkább kín, mintsem előny. Nos ez a feltételezés nem teljesen állja meg a helyét, ezért most öntsünk tiszta vizet a pohárba és említünk meg 4 olyan területet, amely mindenképp gyorsítópályára tudja helyezni a vállalkozásod.

1. A rossz ügyfélszolgálatnak nagy az ára

Vegyünk egy példát: Adott egy vízvezeték-szerelő vállalkozás, ahol a szakmából adódóan nagyon sok megkeresés érkezik. Jönnek a telefonhívások és te és az embereid mindent megtesznek a vevők kiszolgálásáért, de egy idő után szétesik az egész folyamat, mert nem tudjátok lekezelni az összes megrendelést, a naptár tele van és már nincs áttekintés a csapaton belül sem, hogy ki hol dolgozik épp, ki mondta vissza a megrendelést, vagy tette át az időpontot.

Az egész manuálisan működtetett, ad-hoc rendszer anyagi károkat tud okozni, rossz PR-t és elégedetlen panaszkodó vevőket. Az egyik statisztika szerint, egy vevő megszerzése 25x annyi energiába kerül, mint egy régi kliens megtartása. Épp ezért nem szabadna, hogy csorba essen a cég becsületén, hiszen a bevételeid nagy részét a már meglévő és ebből adódóan visszajáró klienseid fogják jelenteni.

A megrendelések, időpontok, lemondások kezelésére léteznek már automatizált módszerek. A vevők időpontokat foglalnak be és nincs meglepetés akkor sem ha azokat átteszik a naptáradban, mert az adminisztrációt gyakorlatilag ők végzik el helyetted. Az ilyen “készre szerelt” szoftverek azért érik meg az árukat, mert te a vállalkozásodra tudsz fókuszálni és nem veszel el a bevételt nem generáló feladatokkal.

2. A COVID okozta új világrend

A COVID a digitalizáció és az otthonról végezhető munka felé mozgatta a vállalkozásokat is. Ez egyes cégeknél, vállalatoknál teljes átszervezést követelt. A kis- és közepes méretű vállalkozások nagy része nem volt felkészülve az otthonról végezhető, vagy a “nem feltétlen kell bejönni a munkahelyre” folyamatokra. A kkv-k fele a statisztikák szerint nagyon nagy veszteségekkel zárta az első COVID-os üzleti évet.

Az automatizálás a céged gerincét kell képezze: egy jól alkalmazott rendszer (legyen az belső vagy külső) köré, amely optimalizálja a mindennapi feladatokat, nem lesz beteg és erőforrásokat spórol meg neked. A szépség az egészben, hogy mindezt nem egyszerre kell felépítened, hanem lépésenként. Értem ez alatt azt, hogy az adminisztrátorodnak, most már nem kell foglalkoznia az időpont foglalásokkal, mert azt már online végzik el a vevőid. A csapatodnak sem kell már “kiadnod” a munkát, mert tudják hova kell kimenniük és a számlázást is szinte automatikusan le tudod kezelni az alvállalkozóiddal.

A témával kapcsolatban van egy érdekes cikk, amelyet itt tudsz elolvasni (angolul): https://www.forbes.com/sites/kpmg/2017/09/21/how-much-is-intelligent-automation-saving-you/

3. GDPR és társai

Egy vállalkozás akarva akaratlanul is olyan adatokat tárol a klienseiről, alvállalkozóiról, amely érzékeny adatnak minősül a GDRP de akár a U.K., the Data Protection Act nézőpontjából is. Van amikor egyes adatoknak egy idő lejárta után törlésre kell kerülnie. Egy ilyen világban már nincs helye a fiókban vagy Word fájlokban tárolt adatoknak.

A GDPR szabályai alapján a klienseiddel tudatnod kell azt is, hogy milyen információkat tudsz róluk és ezt kérésre akár törölnöd is tudnod kell. Mindezen feladatokra rendszerek kellenek, amelyek erőforrásokat spórolnak meg (nem kell kiadni extra feladatként Gizikének, vagy nem kell felvenni egy plusz pozícióba valakit) és definiálhatóak azon szabályok is, hogy ki milyen jogosultságokkal férhet csak hozzá ezen adatokhoz.

4. E-Commerce az új “alap”

Ismét a COVID-nak köszönhetően az e-commerce azaz az elektronikus kereskedelmi folyamatok (és ez alatt nem csak a webshopokat kell érteni) és rendszerek ugrásszerű növekedést értek el. Azon cégek, akik még a COVID előtt meglépték a digitalizációt, nem éreztek akkora veszteségeket, mint a manuálisan vezérelt versenytársaik.

Az automatizációval, a raktárkészlet, a termékek, szolgáltatások leírásainak módosítása, valamint a vevőkkel való kapcsolattartás (szállítási információk, időpont foglalás, stb.) olyannyira hatékonnyá tud válni, hogy egyes munkahelyi pozíciók könnyen kiválthatóak.

Konklúzió

Az automatizálás nem csak a nagy vállalatok kiváltsága. A te céged is be tud vezetni olyan digitalizációs lépéseket a folyamataiba, amelyek az elején lehet kiadást jelentenek, de sok esetben rövid távon is munkát, pénzt spórolnak meg neked.

Fotó: Sincerely Media / Unsplash