Ha Limited Company-d/ céged van az Egyesült Királyságban, a költségek elszámolása nemcsak arról szól, hogy „mit lehet leírni” sokkal inkább arról, hogy mi számolható el, mi adózik és hogyan kezeli ezt az HM Revenue and Customs

Az alapelv, amit mindenképp figyelembe kell venned

Egy költség akkor elfogadható, ha:

valóban felmerült (számlával igazolható)

közvetlenül kapcsolódik a vállalkozáshoz

szükséges a működéshez vagy fejlődéshez

nem (vagy megfelelően kezelt) magánhasználatú

Kulcsmondatod legyen: „wholly and exclusively for business purposes”

Részletes költséglista, amelyet típusokra bontottunk

Pénzügyi és adminisztratív költségek

ügynöki díjak, banki költségek, könyvelési díj, jogi képviselet, adminisztrációs, titkársági díjak, fizetendő kamatok, garanciák

Irodai és működési költségek

irodaszerek, nyomtatás, fénymásolás, postázás, futárszolgáltatás, számítógépes szoftverek (előfizetéses is), weboldal készítés, karbantartás, adatvédelmi (ICO) díjak, szakmai előfizetések

Üzleti helyszín és működés

bérleti díj, lízing, rezsi (arányosítva!), biztosítás (iroda, üzleti ingatlan), karbantartás, kisebb javítások

Közlekedési költségek (nagyon fontos terület)

üzemanyag, javítás, szerviz, MOT, biztosítás, parkolás, autópálya díjak, komp, autóbérlés, repülőjegy

DE: csak az üzleti használat arányában!

Anyagok és eszközök

készlet, áruk, szerszámok (ha 2 éven belül cserélődnek), kisebb eszközök, memóriakártyák, akkumulátorok, kép- és hangtechnika, telefon, laptop/számítógép, nyomtatók stb.

Munkaerő és szolgáltatások

alvállalkozók, alkalmi munkák, fejlesztési költségek, bérszámfejtett fizetések

Kommunikáció

telefon számla (üzleti arányban), internet

Utazás és kapcsolódó költségek

üzleti utazás, szállás, vízum, oltások, utasbiztosítás

Munkaruházat

védőruha, logózott céges ruha, tisztítás, karbantartás

Egyéb elszámolható tételek

üzleti ajándék (max. £50, céges jelöléssel), jótékonysági adomány, alkalmazotti juttatások

Most nézzük meg azokat a területeket, ahol a legtöbb probléma szokott lenni, és ahol a HM Revenue and Customs (HMRC) különösen figyel.

Autóköltségek – részletesen

Az autóköltségek elszámolása az egyik leggyakoribb hibaforrás, ezért kiemelten fontos a pontos kezelés. Két fő módszer létezik:

Teljes költségelszámolás – Ebben az esetben minden felmerült költséget figyelembe veszel, és kiszámolod az üzleti és magánhasználat arányát. Például, ha az autó használatának 50%-a üzleti célú, akkor a költségek 50%-a számolható el. Ide tartoznak többek között: üzemanyag, javítás, szerviz, biztosítás, útadó, parkolás. Fontos, hogy minden számlát legalább 6 évig meg kell őrizni.

Értékcsökkenés (capital allowance)
Az autó értéke évente csökkenthető, azonban ennek mértéke a CO₂-kibocsátástól függ:

110 g/km felett: évi 6%

alacsonyabb kibocsátású járműveknél: akár 18%  

Ez azt jelenti, hogy az elszámolható összeg évről évre csökken. Az autó eladásakor a befolyt összeg bevételként adózik.

Mérföld alapú elszámolás – Ez egy egyszerűbb módszer, kevesebb adminisztrációval:

£0.45/mérföld (10 000 mérföldig)

£0.25/mérföld e felett

Ebben az esetben nem számolhatsz el külön költségeket, mint például üzemanyag, szerviz vagy biztosítás. Külön elszámolhatók viszont a parkolás és az útdíjak.

Telefonhasználat – A telefonköltségek elszámolása attól függ, hogyan használod az eszközt. Külön céges telefon esetén a költség teljes mértékben elszámolható. Ha egy telefont használsz magán- és üzleti célra is, akkor arányosítani kell. Például, ha a használat 30%-a üzleti célú, akkor a költségek 30%-a számolható el.

Étkezési költségek

Az étkezés csak bizonyos feltételek mellett számolható el. Elszámolható, ha üzleti úton vagy, vagy nem a megszokott munkavégzési helyeden dolgozol. Nem számolható el a napi szokásos étkezés.

Ruházat

Elszámolható költség lehet a munkavédelmi ruha vagy a logózott céges öltözet. Nem számolható el a hétköznapi viselet. Ha mégis elszámolásra kerül, egy esetleges HMRC-ellenőrzés során bizonyítani kell az üzleti használatot.

Otthoni iroda (home office). Két módszer alkalmazható:

1. Átalány alapú elszámolás
Egyszerű, havi fix összeg.

2. Valós költségek elszámolása
A lakás költségeinek arányosítása (terület és idő alapján). Ez pontosabb, de adminisztráció szempontjából összetettebb.

A gyakorlatban sok vállalkozó az alábbi hibákat követi el:

minden költséget automatikusan elszámol

nem veszi figyelembe a magánhasználatot

nem vezet megfelelő dokumentációt

nem érti a Benefit in Kind szabályait

Összefoglalva röviden:

Nem az a cél, hogy minél több költséget elszámolj, hanem az, hogy helyesen számold el. Ha megfelelően kezeled a költségeket:

optimalizálod az adózást

elkerülöd a büntetéseket

nyugodtan nézel szembe egy ellenőrzéssel

Nagyon fontos a cégeknél, hogy egy költség elszámolható a cégnek, de mint cégtulajdonosnak/igazgatónak neked adóköteles lesz, pl.: Benefit in Kind!

Bővebben az alábbi két linken tudsz még tájékozódni.

A következő heti blogposztunkban tovább tárgyaljuk az elszámolható költségek listáját és útmutatást adunk arról, hogy mit kerülj el mindenképp. Kövess be minket a https://www.facebook.com/AwocUK, hogy naprakészen tudj informálódni.